تتبع شركات إدارة المرافق عادةً برامج الصيانة الوقائية. وفي مثل هذه البرامج يتم تخصيص مدة زمنية أو مقدار استخدام محدد لكل نوع من المعدات. وعند انتهاء هذه المدة الزمنية، أو نفاذ حد الاستخدام، تتم صيانة المعدات ويتم اتخاذ تدابير وقائية محددة مسبقاً. من الأمثلة على ذلك استبدال مرشحات الهواء وفحص سيور المراوح شهرياً.
الفرضية الكامنة وراء الصيانة الوقائية سليمة، فالعناية المنتظمة بالمعدات الثمينة والحيوية أفضل بكثير من إهمالها. كما أن الالتزام الصارم بمواعيد الصيانة الوقائية يعمل على تقليل تعطل المعدات وضبط مناوبات العمال وفقاً لذلك.
إلا أن الصيانة الوقائية قد تؤدي إلى تعطيلات مكلفة غير ضرورية في العمل، أو إلى تغيير قطع قد لا تكون بحاجة للتغيير والتسبب في تعطيل التشغيل أثناء القيام بذلك. بالإضافة إلى ذلك، لا يأخذ هذا النوع من الصيانة في الحسبان العوامل الخارجية التي قد تؤثر على العمر الافتراضي للمعدات وأدائها.
تُعنى الصيانة التنبؤية بالمشاكل التي تواجهها برامج الصيانة الوقائية، وذلك من خلال محاولة تحديد الوقت المثالي لاستبدال أو إصلاح عناصر معينة من المعدات أو الأنظمة، وذلك من خلال تحليل عوامل وبيانات معينة مثل التقلبات في درجة الحرارة أو الإضاءة أو ضغط المياه أو أي شيء آخر ذي صلة بالمعدات التي يتم مراقبتها. وغالباً ما تُستخدم خوارزميات يتم تنقيحها من خلال التعلم الآلي من أجل التنبؤ بالحاجة للتدخل.
عدا عن زيادة عمر المعدات لأقصى حد والحد في نفس الوقت من احتمال حدوث أعطال غير متوقعة، تسمح الصيانة التنبؤية لمزودي خدمات إدارة المرافق بالكشف عن التغيرات السلبية في الأداء في الوقت الذي لا تكون فيه المعدات قد قاربت على التعطل ولكن تعمل بشكل غير فعال وتستنزف الموارد.
تُعد أجهزة الاستشعار الذكية جزءاً من ثورة إنترنت الأشياء، وتلعب دوراً هاماً في التقاط البيانات التي تمثل العمود الفقري لعملية الصيانة الوقائية. من أهم الأمثلة على ذلك مراقبة درجة الحرارة، والرطوبة، والإضاءة، والحركة، والتوفر، وجودة الهواء. كما أن هناك الكثير من الاستخدامات لأجهزة الاستشعار بالموجات فوق الصوتية والأشعة تحت الحمراء.
يمكن لأجهزة الاستشعار بالموجات فوق الصوتية على سبيل المثال قياس مستوى المواد الصلبة أو السائلة في الحاويات المغلقة. وهي مفيدة في مجال إدارة النفايات وتستخدم على حاويات النفايات الذكية.
بينما تُعد أجهزة استشعار الرطوبة أداةً حيويةً للعملاء الذين يصنعون المواد الغذائية والمشروبات على سبيل المثال. فالقدرة على الكشف السريع عن الرطوبة الزائدة ومصدرها أمر حيوي حيث أن الأخطاء قد تكون مكلفة جداً في مثل هذه الصناعات.
في معظم الحالات، يتطلب تطبيق نظام قائم على الصيانة التنبؤية الاستثمار في البنية التحتية والتدريب. وقد لا تكون الصيانة التنبؤية بالضرورة هي الخيار الأفضل في كل الحالات. الصيانة بشكلٍ عام لها تكلفتها، بما في ذلك الوقت المطلوب وتعطل الخدمة أو العمل. لذلك إن كنت تتعامل مع معدات باهظة الثمن وحيوية لإنجاز المهام، من المرجح أن تكون الصيانة التنبؤية في هذه الحالة هي الخيار الأفضل لتوفير المال. لكن في حالة المعدات غير الحيوية والقابلة للاستبدال بسهولة (مثل المعدات التي يمكن استئجارها بتكلفة منخفضة)، لا يستحق الأمر الاستثمار في رأس مال وعمليات الصيانة التنبؤية. من الناحية العملية، يختار معظم مزودي خدمات إدارة المرافق مزيجاً من الصيانة الوقائية والتنبؤية بناءاً على مثل هذا النوع من الاعتبارات. وما يهم العملاء في النهاية هو قدرة مزودي الخدمات المقدمة لهم على توضيح الخيارات التي يقومون بها.