إدارة المرافق داخلياً مقابل التعهيد الخارجي: المحاسن والمساوئ

يمكن أن يكون لقرار كيفية إدارة منشأة ما وصيانتها عواقب بعيدة المدى. فمع نمو المؤسسات وتطورها، تزداد أيضاً احتياجاتها وتحدياتها التشغيلية.

والمعضلة التي تواجه الكثيرين هي ما إذا كان عليهم التعامل مع هذه المهام داخلياً أو إسنادها لشركات خارجية متخصصة. ولكلا الخيارين مزاياهما وعيوبهما الفريدة.

تستعرض هذه المقالة مزايا إدارة المرافق داخلياً بالإضافة إلى المخاطر المحتملة لكلا النموذجين. ونناقش إدارة المرافق داخلياً مقابل التعهيد الخارجي لإدارة المرافق، لنساعد الشركات على اتخاذ قراراتٍ مستنيرة نابعة من فهم متعمق للخيارات المتوفرة.

اعتبارات التكلفة

تعد التكلفة أحد العوامل الأساسية التي توجه قرار الاختيار بين العمليات الداخلية والتعهيد الخارجي. حيث يترتب على كلا النموذجين عواقب مالية مختلفة، ويمكن أن يكون لفهمها تأثير كبير على النتائج المالية للشركة.

التكاليف الأولية مقابل التكاليف طويلة الأمد

غالباً ما تتضمن إدارة المرافق داخلياً تكاليف أولية كبيرة. فإنشاء فريق متخصص يعني الاستثمار في توظيف وتدريب وتجهيز الموظفين بالأدوات والتكنولوجيا اللازمة. من ناحية أخرى، قد تبدو النفقات الأولية للتعهيد الخارجي أكثر معقولية لأنها تتضمن فقط دفع رسوم خدمة شهرية أو سنوية.

لكن عند النظر إليها من منظور طويل الأمد، فإن الآثار المالية المترتبة على الخيارين تصبح أكثر تعقيداً.

إن امتلاك فريق داخلي يعني رواتب ومزايا وتحديثات تدريب ونفقات عامة مستمرة. وتكمن الميزة في إمكانية تحقيق وفورات على المدى الطويل، مع زيادة مهارة وكفاءة الفريق بمرور الوقت. كما لا يوجد هامش ربح يضاف إلى تكلفة الخدمات، كما هو الحال مع نموذج التعهيد الخارجي. بالإضافة إلى ذلك، وفي حين أن التعهيد الخارجي قد يبدو فعالاً من حيث التكلفة في البداية، إلا أن هياكل الرسوم يمكن أن تتصاعد بمرور الوقت إذا سمحت العقود بزيادات في الأسعار أو في حال أصبحت الخدمات الإضافية ضرورية.

القدرة على التنبؤ بالميزانية

من المزايا الملحوظة للتعهيد الخارجي إمكانية التنبؤ التي يمكن أن توفرها لميزانية الشركة. فنظراً لوجود عقود ثابتة، يمكن للشركات توقع نفقات إدارة المرافق الخاصة بها، مما يسهل بدوره التخطيط المالي، ويضمن عدم تكبد الشركة تكاليف غير متوقعة.

وفي المقابل، يمكن لإدارة المرافق داخلياً أن تصعّب من القدرة على التنبؤ المالي. فعلى الرغم من إتاحته تحكم مباشر أكبر بالعمليات والتكاليف، إلا أن هناك احتمالية لظهور مشكلات غير متوقعة. سواءً كان ذلك عطلاً مفاجئاً في المعدات أو مهام صيانة غير متوقعة. حيث يمكن لمثل هذه المشكلات غير المتوقعة أن ترهق الميزانيات، خاصةً في حال عدم توفر الخبرة أو القطع المطلوبة على الفور.

الخبرة والمهارات

تلعب المهارات والخبرة والمعرفة دوراً هاماً في ضمان فعالية وكفاءة عمليات المنشأة. ويمكن للاختيارات التي يتم اتخاذها في هذا المجال أن تؤثر بشكلٍ كبير على جودة الخدمات والقدرة على التكيف مع التحديات الجديدة والمتغيرة.

المهارات الداخلية

إن اختيار إدارة المرافق داخلياً يوفر للمؤسسات ميزة التحكم المباشر في عمليات التوظيف والتدريب. ويسمح لها ذلك باختيار الأفراد الذين يتوافقون مع قيم ومبادئ الشركة ومعاييرها، مما يتيح اتباع نهج مخصص في إدارة المرافق. وتكتسب الفرق الداخلية معرفة متعمقة بالمنشأة وخصائصها الفريدة مع مرور الوقت. ويمكن أن يؤدي هذا الفهم العميق بدوره إلى تطوير حلول أكثر استهدافاً وحل سريع للمشكلات.

إلا أن هذا النهج لا يخلو من التحديات. حيث يتطلب بناء فريق متخصص والمحافظة عليه وقت وجهد وموارد، والتي تزيد في المجالات التي يرتفع فيها الطلب على مهارات معينة. حيث يتطلب توظيف وتدريب والحفاظ على أفضل المهارات استثماراتٍ كبيرة ويمكن أن يشكل صعوبات، خاصةً للشركات التي لا تملك سمعة ومكانة راسخة أو الموارد الكافية في قطاع إدارة المرافق.

الاستعانة بالخبرات الخارجية

يتيح خيار التعهيد الخارجي إمكانية الوصول الفوري إلى مجموعة واسعة من المهارات المتخصصة. فشركات إدارة المرافق تأتي مجهزة بفرق محترفين ذوي خبرات متنوعة، بدءاً من التعامل مع الأنظمة الكهربائية وصولاً إلى المعرفة بالبروتوكولات الأمنية. لذلك يمكن أن يوفر التعامل مع مثل هذه الشركات الوقت والجهد اللازمين لبناء فريق داخلي من الصفر.

إلا أن هذه الميزة تأتي مع بعض التحفظات. فقد يؤدي الاعتماد على مزودي الخدمات الخارجيين في بعض الأحيان إلى نشوء مخاطر مثل عدم ضمان استمرارية الموظفين، وعدم انتظام جودة الخدمات واتساقها، ومحدودية التحكم في العمليات اليومية. ويمكن أن تؤدي هذه المشكلات بدورها إلى نشوء فجوة بين أهداف الشركة الموظِّفة للخبرات الخارجية والخدمات التي يقدمها الفريق الذي تتم الاستعانة به.

التركيز على الأنشطة الأساسية للشركة

على الرغم من أن إدارة المرافق تعد عنصراً محورياً لأي شركة ذات تواجد مادي، إلا أنها لا تعد وظيفة أساسية للشركة. وينطبق ذلك بشكلٍ خاص على الشركات التي تتعامل مع المنتجات أو الخدمات أو العمليات الأخرى المرتبطة بقطاع معين. وبالتالي، فإن الطريقة التي يتم بها التعامل مع إدارة المرافق يمكن أن تؤثر بشكلٍ كبير على مقدار الاهتمام والموارد التي يمكن للشركة تخصيصها لأنشطة أعمالها الأساسية.

تأثير الإدارة الداخلية للمرافق على أنشطة الأعمال الأساسية للشركة

يتطلب اختيار إدارة المرافق داخلياً تخصيص كبير للموارد، سواءً كان ذلك في القوى العاملة أو النفقات المالية. وقد يؤدي هذا التحويل للموارد إلى صرف التركيز عن الأهداف الأساسية للشركة، خاصةً إذا استمرت التحديات المتعلقة بإدارة المرافق والتي تتطلب تدخل فوري في الظهور. وقد يعني ذلك قضاء الإدارة العليا وقتاً في التوظيف والتدريب واستكشاف مشكلات إدارة المرافق وإصلاحها بدلاً من التركيز على التخطيط الاستراتيجي أو تطوير المنتجات أو إشراك العملاء.

يمكن أن يشكل تحقيق التوازن في تحديد الأولويات في هذه الحالة تحدياً. فقد تجد الشركة نفسها في مواقف يتعين عليها فيها الاختيار بين الاستثمار في ترقية المرافق أو توجيه الأموال نحو توسيع الأعمال أو التسويق أو البحث والتطوير. ويمكن لمثل هذه المواقف أن تعطل زخم نمو وتقدم الشركة وتطرح معضلاتٍ إضافية، خاصةً في حال تطلب الجانبان - أنشطة الأعمال الأساسية وإدارة المرافق - اهتماماً متزامناً.

مواءمة التعهيد الخارجي وأنشطة الأعمال الأساسية

يوفر التعهيد الخارجي لإدارة المرافق فرصة للشركات للاستمرار في التركيز على ما تبرع فيه. فمن خلال إسناد عمليات إدارة المرافق لخبراء خارجيين، يمكن لملاك المباني ومديري الأعمال توجيه طاقاتهم حصرياً نحو الأنشطة الأساسية للأعمال، سواءً كان ذلك ابتكار المنتجات، أو تحسين الخدمة، أو التوسع في السوق.

ويضمن هذا التحديد الواضح للمسؤوليات الحفاظ على سير أنشطة الأعمال الأساسية للشركة دون انقطاع، بغض النظر عن أي تحديات قد تنشأ فيما يتعلق بإدارة المرافق. لذلك من خلال التعامل مع المسائل المتعلقة بإدارة المرافق من قبل محترفين متخصصين، يمكن للشركات أن تشهد نمواً أسرع. حيث يمكنها الاستفادة بسرعة من الفرص المتاحة في السوق، أو توسيع عروضها، أو دخول مناطق جديدة دون أن يؤدي عبء إدارة المرافق إلى إبطائها. وبالتالي، يمكن أن تكون هذه المواءمة بين التعهيد الخارجي لإدارة المرافق ونمو الأعمال بمثابة خطوة استراتيجية تدفع الشركة إلى الأمام، دون عوائق ناتجة عن أي مشتتات تشغيلية.

قابلية التوسع والمرونة

إن قدرة المؤسسات على توسيع أو تقليص نطاق عملياتها استجابة لمتطلبات السوق والعوامل الخارجية الأخرى أمر لا غنى عنه. وفي سياق المقارنة بين إدارة المرافق داخلياً والتعهيد الخارجي لإدارة المرافق، تصبح قابلية التوسع والمرونة في الخدمات أكثر أهمية.

تلبية الاحتياجات المتغيرة

إن نمو الشركة وتوسيع بنيتها التحتية أو تنويع خدماتها يتطلب تطور فريق إدارة المرافق الداخلي أيضاً. وغالباً ما يستدعي هذا النمو تعيين موظفين إضافيين، وشراء معدات جديدة، وربما تحسين مهارات الموظفين الحاليين. وقد تستغرق عملية البحث عن المهارات المناسبة وتوظيفها وتدريبها، خاصةً تلك التي تتمتع بخبرة متخصصة، وقتاً طويلاً. ويمكن أن يؤدي زمن الاستجابة الناتج في بعض الأحيان إلى إعاقة السرعة التي ترغب بها الشركة في التوسع أو التحول، مما يجبرها على اتباع نهج تفاعلي بدلاً من النهج الاستباقي.

من ناحية أخرى، فإن التعهيد الخارجي لإدارة المرافق يوفر مستوى أعلى من المرونة في تلبية الاحتياجات المتغيرة. حيث تمتلك شركات إدارة المرافق الراسخة عادةً موارد واسعة النطاق تحت تصرفها، مما يسمح لها بتخصيص الموظفين والتكنولوجيا والخبرات بسرعة لتلبية متطلبات العميل المتغيرة. وتضمن هذه القدرة على التكيف أنه في حال شهدت الشركة نمو أو تحولات أو توسع أو حتى تقليص في عملياتها، يمكن تعديل خدمات إدارة المرافق الخاصة بها وفقاً لذلك دون انقطاعات أو تأخيرات كبيرة.

تخصيص الموارد

من الميزات البارزة للتعهيد الخارجي هي إمكانية الوصول إلى الموارد عند الطلب خلال فترات الذروة أو حالات الطوارئ. لنفترض أن إحدى الشركات تقوم باستضافة حدث هام أو تواجه زيادة غير متوقعة في الحاجة للموظفين في موقع العمل. يمكن لمزودي خدمات إدارة المرافق الخارجيين توفير موارد إضافية بسرعة في مثل هذه الحالات، سواءً كانوا أفراد أمن أو موظفي صيانة أو خبراء فنيين. وهذا التخصيص للموارد لا يكون سريعاً فحسب، بل أيضاً مؤقتاً، مما يضمن عدم تكبد الشركات تكاليف طويلة الأمد لتلبية احتياجات قصيرة الأمد.

قد يكون تحقيق نفس المستوى من المرونة مع فريق داخلي أمراً صعباً ومكلفاً في كثيرٍ من الأحيان. حيث يمكن للمتطلبات اللوجستية لتوسيع نطاق العمليات على المدى القصير مثل التوظيف المؤقت أو شراء المعدات لتلبية متطلبات لمرة واحدة أن تزيد من ميزانيات التشغيل. والجانب السلبي الآخر هو أنه بمجرد انتهاء فترة الذروة، قد تجد الشركة نفسها مع فائض في الموارد، مما يؤدي إلى حالات قصور وعدم كفاءة أو حتى الحاجة إلى تقليص حجم العمليات الذي تخشاه أي شركة.

المخاطر والمسؤولية

تنطوي إدارة المرافق بطبيعتها على العديد من المخاطر، التي تتفاوت من أعطال المعدات إلى مخاطر السلامة المحتملة. وتعتمد كيفية إدارة هذه المخاطر أو تقليلها أو استيعابها إلى حدٍ كبير على ما إذا كانت مهام إدارة المرافق تنفذ داخلياً أم يتم تعهيدها خارجياً.

توزيع المخاطر

يتضمن تعهيد إدارة المرافق بطبيعته نقل بعض المخاطر إلى مزود الخدمة. على سبيل المثال، في حال تعطل إحدى المعدات التي تتولى الشركة المتعهدة صيانتها، فإن مسؤولية إصلاحها أو استبدالها تقع عادةً على عاتق مزود الخدمة، وليس الشركة المتعاقدة. ويمكن لهذا النوع من توزيع المخاطر أن يكون مفيداً بشكلٍ خاص للشركات التي لا تمتلك الخبرة أو الموارد اللازمة للتعامل مع مثل هذه المشكلات بسرعة وكفاءة.

ومن المهم أن نتذكر أن طبيعة هذه المخاطر ونطاقها ومداها يكون محدداً بوضوح في اتفاقيات الخدمة. حيث يعرّف العقد جيد الصياغة المخاطر التي يتحملها مزود الخدمة وتلك التي تبقى مسؤولية الشركة المتعاقدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن صياغة اتفاقيات لتقاسم المخاطر حيث يتحمل الطرفان المسؤولية عن التحديات أو الإخفاقات المحتملة بدرجة معينة. ويعد هذا المستوى من الوضوح هاماً جداً لتجنب النزاعات المستقبلية وضمان التعامل مع المسؤوليات على الفور دون خلاف.

المسؤولية والمساءلة

غالبًا ما يعني اختيار إدارة المرافق داخلياً تحمل الشركة درجة أعلى من المساءلة. وذلك لأن جميع جوانب إدارة المرافق، من الصيانة إلى الأمن، تقع مباشرة ضمن اختصاص الشركة. وفي حين أن هذا النهج يوفر مستوى أعلى من التحكم، فإنه يعني أيضاً أنه في حال حدوث خطأ ما، فإن الشركة تتحمل المسؤولية الكاملة، سواءً فيما يتعلق بالعواقب المالية أو التأثيرات المحتملة على سمعة الشركة.

والجانب الإيجابي هنا هو أنه من خلال توفر ميزة التحكم المباشر، يمكن للشركات فرض معايير جودة وبروتوكولات تشغيل صارمة. والذي يمكن أن يؤدي إلى إدارة أكثر استباقية للمخاطر وإيجاد حلول أسرع عند ظهور التحديات. كما أن تحمل المسؤولية الكاملة يمكن أن يعزز أيضاً حس الملكية والالتزام بين أفراد الفريق الداخلي، مما يدفعهم إلى ضمان أعلى مستويات الخدمة والسلامة.

تقييم الخيارات لضمان الإدارة المثلى للمرافق

إن الاختيار بين إدارة المرافق داخلياً والتعهيد الخارجي لإدارة المرافق ليس بالأمر السهل دائماً، ويرجع ذلك بشكلٍ أساسي إلى أن الاختيار الأمثل يختلف من شركة إلى أخرى. حيث أن عوامل مثل حجم الشركة، والتعقيد التشغيلي، ومسار النمو، وتحمل المخاطر، كلها تلعب دوراً هاماً في اتخاذ القرار. وفي حين أن إدارة المرافق داخلياً تتيح مستوىً دقيقاً من التحكم والمساءلة المباشرة، فإن التعهيد الخارجي يوفر بالمقابل المرونة والخبرة الواسعة وتوزيع المخاطر.

للراغبين في استكشاف الخيارات المتوفرة أو إعادة النظر في نهجهم الحالي في إدارة المرافق، يمكن أن توفر رؤى الخبراء الخارجيين مساعدة لا تقدر بثمن. تحدث إلى إمداد اليوم للتعرّف على خدماتها الشاملة في مجال إدارة المرافق، والتي تغطي مجموعة واسعة من خدمات إدارة المرافق الخفيفة والثقيلة، بما في ذلك إدارة النفايات وخدمات التنظيف المتخصصة للشركات وكفاءة الطاقة من بين غيرها الكثير.