يبدأ ذلك بالحفاظ على مكان عمل نظيف ومنظم. فلكل مكان عمل خصائصه الفريدة، ويجب أن تتكيف متطلبات تنظيفه وصيانته مع ظروف العمل فيه. ويقع التنظيف والتعقيم في صميم عمل إدارة المرافق ودورهما في الحفاظ على بيئة صحية وآمنة لمستخدمي المنشأة. ويتضمن ذلك التنظيف العميق للأسطح وتعقيم المناطق التي يمكن أن تتكاثر فيها الفيروسات والبكتيريا وتسبب الضرر، وإزالة النفايات بكفاءة لمنع الروائح والتلوث، وصيانة مجاري ومداخل الهواء لتحسين جودة الهواء. تملك شركات إدارة المرافق القدرات والإمكانات التي تسمح لها بتحديد المخاطر المحتملة واتخاذ التدابير المناسبة للتخلص منها أو التخفيف من حدتها. إن الحفاظ على المنشأة خالية من الفوضى والتسربات والعقبات والمخاطر أمر بالغ الأهمية أيضاً في منع وقوع الحوادث والحفاظ على طرق الإخلاء جاهزة لحالات الطوارئ.
يجب أن تلبي خدمات التنظيف في أماكن العمل والمساحات التجارية أعلى معايير الأداء لضمان الامتثال لأفضل الممارسات. تقدم إسناد، الشركة التابعة لمجموعة إمداد والمتخصصة في خدمات التنظيف للشركات، خدمات للعملاء منذ عام 2013 وفق أعلى المعايير الدولية بما في ذلك ISO 14001 و OHSAS 18001 و ISO 9001. ومع قوة عاملة تضم أكثر من 3000 موظف يقدمون خدمات في 500 موقع في جميع أنحاء دولة الإمارات العربية المتحدة، تقدم إسناد قيمة مضافة كبيرة للعملاء، بما في ذلك توريد القوى العاملة، مدعومة بمركز التدريب الخاص بها والمعتمد من قبل المعهد البريطاني لعلوم التنظيف (BICSc).
إلا أن عمل شركات إدارة المرافق لا يقتصر على ذلك. بل يعد منع الحوادث الناتجة عن تعطل المعدات أيضاً من مسؤولياتها الأساسية. فبالإضافة إلى التنظيف والحد من المخاطر، تعد صيانة الآلات والمعدات لضمان تشغيلها بشكلٍ آمن جزءاً لا يتجزأ من توفير بيئة عمل آمنة. وفي هذا الصدد، توفر نيجما، الشركة التابعة لإمداد والمتخصصة في توريد وتركيب وصيانة المصاعد والسلالم المتحركة والأنظمة الأمنية وأتمتة المباني، العناية اللازمة لتلك النواحي التي تتطلب اهتماماً خاصاً بسبب الأجزاء المتحركة فيها والاستخدام المتكرر وتصاريح الوصول.
يلعب مزودو خدمات إدارة المرافق دوراً هاماً في منع حالات الطوارئ والاستعداد لها. يمكن أن تقع حالات الطوارئ في أي وقت ودون سابق إنذار، ويجب أن يكون لدى شركات إدارة المرافق خطط استباقية تغطي مجموعة واسعة من الاحتمالات، بدءاً من الكوارث الطبيعية وصولاً إلى العنف في مكان العمل. ومن هذه الناحية، هم مسؤولون عن صيانة معدات السلامة مثل طفايات الحريق وكاشفات الدخان ومعدات الحماية وإضاءات الطوارئ للتأكد من عملها دائماً بكفاءة وضمان إمكانية الاعتماد عليها في حالة الطوارئ. كما يجب أن يضمن مزودو خدمات إدارة المرافق تنفيذ بروتوكولات السلامة في مكان العمل، بما في ذلك وضع خطط الإخلاء وخطط الاستجابة للطوارئ وإرشادات السلامة للموظفين.
وفي هذا المجال، تتخصص شركة فيجن سيفتي التابعة أيضاً لمجموعة إمداد في تقديم خدمات الكشف عن الحرائق والوقاية منها وإخمادها، وتساهم بخبرتها الواسعة في مجموعة إمداد للحد من مخاطر الحريق والسيطرة عليها. ولدعم هذه الإمكانات بشكلٍ أكبر، تقدم إمداد والشركات التابعة لها تدريباً منتظماً على السلامة للموظفين، بما في ذلك التدريب على السلامة من الحرائق، والإسعافات الأولية، وكيفية استخدام معدات السلامة. والذي يضمن بدوره درايتهم واستعدادهم وجاهزيتهم للتعامل مع أي حالة طارئة تتعلق بالسلامة.
يكون مزود خدمات إدارة المرافق مسؤولاً أيضاً عن ضمان امتثال مكان العمل لجميع لوائح ومعايير السلامة ذات الصلة. لذلك يجب على مزودي الخدمة مواكبة أحدث لوائح ومعايير السلامة والقوانين المعمول بها التي تحكمها. كما يجب عليهم إجراء عمليات تدقيق وتفتيش منتظمة للسلامة من أجل الكشف عن الثغرات المحتملة في الامتثال واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. وعليهم الالتزام بمتطلبات الموظفين والزوار من أصحاب الهمم وتلبيتها.
يعد التعاون ضرورياً لضمان السلامة في مكان العمل لأنه يسمح باتباع نهج شامل ومتكامل لإدارة السلامة. فمن خلال العمل معاً، يمكن للإدارات المختلفة تحديد مخاطر السلامة المحتملة ووضع استراتيجيات لمخاطبتها بشكلٍ فعال. ونظراً لكونهم محور جميع العمليات، فإن مزودي خدمات إدارة المرافق يتحملون مسؤولية كبيرة تجاه ضمان صحة وسلامة ورفاهية عملائهم وأصحاب المصلحة.